10 + 1 tip pre efektívny Time management

O time managemente ako takom sme si trochu pofilozofovali v minulom článku Ako je to vlastne s tým Time Managementom. Dnes mám pre vás niekoľko praktických tipov, ako si zorganizovať svoje aktivity tak, aby ich manažovanie bolo pre vás hrou a aby smerovali k napĺňaniu vašich snov rýchlejšie, efektívnejšie, radostnejšie.

TIP #1 NAPLÁNUJ SI VŠETKO, AJ NIČ

Vyplňte v svojich diároch či iných plánovačoch každé prázdne miesto. Nie, nehovorím tu o workoholizme či preplánovanom živote. Naopak. doprajte si oddych, venujte sa rodine, svojim koníčkom či sladkému ničnerobeniu. Len si to tam dajte. Zhmotňujete tak vo fyzikálnom vesmíre svoje vízie a sny, svoj životný štýl, ktorý sa vám páči. Optimálne je mať len jeden plánovač pre prácu aj pre súkromie. Jednak sa vám tieto oblasti „nepobijú“ a jednak budete po čase vedieť spätne vyhodnotiť work-life balance (teda rovnováhu medzi pracovným a súkromným životom). Môžete si k tomu napr. pomôcť farbami, ktorými ich odlíšite.

TIP #2 ZAČNI VČERA (NAJNESKÔR)

Inými slovami, a chcete „šetriť čas“, nezačínajte uvažovať o svojom pracovnom dni až ráno. Ak máte harmonogram dňa pripravený vopred, budete vďaka nastaveniu na danú úlohu či aktivitu oveľa sústredenejší,  pripravenejší, efektívnejší. To vytvára predpoklad, že v nej budete aj úspešnejší. A to nám dáva dobrý dôvod sa na ňu tešiť, aj keď možno spočiatku nešlo o najpríjemnejšiu predstavu, čo nás čaká. S postupným trénovaním efektívneho plánovania budete mať program na niektoré dni jasné niekoľko dní, týždňov či dokonca mesiacov vopred. Aj tak však odporúčam to minimum – pozrite sa, čo vás čaká na konci predchádzajúceho dňa.

TIP #3 VYPNI SA

V dnešnej preinformovanej dobe máme tendenciu byť takmer stále „pripojení“. Na sociálne siete, na youtube, na rôzne spravodajské portály, každú chvíľu pípa nejaké upozornenie. To nevyhnutne kradne našu pozornosť a pretrháva myšlienkové nite. Preto aspoň na ten čas, keď sa idete pustiť do nejakej úlohy, vypnite sa. Internet, mobil, alebo aspoň všetky tie úžasné aplikácie. Asi jedinú, ktorú by som si ponechala, je aplikácia na pripomenutie pitného režimu, ak s tým máte problém 🙂

TIP #4 NEPLŇ SNY INÝCH

Už ste sa niekedy zamysleli nad tým, čo sa deje, keď začínate deň vybavovaním emailov? Pracujete prevažne na úlohách iných ľudí. Miesto toho to skúste ináč. Nie, netvrdím, že máte prestať odpovedať na emaily, sms-ky či zmeškané telefonáty. To nie. Len im priraďte správnu prioritu a zaraďte si ich do svojho denného hramonogramu na neskôr. Vyhraďte si napríklad pol hodinku alebo hodinku, keď sa vrátite z obeda. Vtedy vyriešte všetky naliehavé komunikácie a udržíte si tak dobré vzťahy so svojim okolím. Každý má svoje sny a plány a potrebujeme k ich naplneniu aj spluprácu iných. To je v poriadku. Ale pamätajte na priority! Nech tá prvá úloha vášho dňa smeruje k naplneniu vašich vlastných snov. Čo je dôležitejšie?

TIP #5 ZABUDNI NA MULTITASKING

Iste ste sa mnohokrát stretli s teóriou, že najmä že najmä ženy dokážu zvládať niekoľko vecí naraz. Jasné. Sama som žena a matka dvoch drobcov 🙂 No aj tá najzaneprázdnenejšia mama (dokonca, musíme priznať že aj nejeden otec), ktorá v rámci jednej hodiny varí, kŕmi, perie, telefonuje, vybabuje objednávky a popritom udržiava svoje dieťa v bezpečí, v danej sekunde dokáže naplno a kvalitne v skutočnosti venovať pozornosť len jednej veci. To, že musí preskakovať od jednej veci k druhej, a tak vybaví za hodinu 6 vecí, je nesporné. No v skutočnosti naša myseľ (niekto to podnes deň nazýva mozgom :-)) dokáže zamerať pozornosť v danom okamihu len na jednu rozumovú činnosť. Výnimkou sú tzv. zautomatizované činnosti, nad ktorými sa nemusíme zamýšľať. Napr. popri šoférovaní alebo žehlení v pohode počúvame audioknihu, popri varení polievky vybavujeme telefonickú objednávku a popri čítaní rozprávky deťom nemáme problém hladiť naše dietko. No aj tak je lepšie, keď sa plne sústredíme na danú činnosť, aby sme neprešli na červenú, neprihorela nám polievka, aby sme neodoslali email nesprávnemu človeku alebo nezabudli poslať ten tovar. Takže záver – robte vždy len tú jednu vec, robte ju naplno a ideálne, dotiahnite ju dokonca. Na konci dňa, keď ich všetky spočítate, bude ich ak nie viac, tak určite v oveľa vyššej kvalite.

TIP #6 ODMEŇ SA

Fungujte v rovnováhe. Keď niečo tvoríte, plníte nejakú úlohu, vykonávate nejakú činnosť, dávate niečo zo seba, minimálne energiu, optimálne kvalitný produkt alebo službu alebo čiastkovú úlohu k ich dosiahnutiu. Keď niečo takéto dokončíte v želanej kvalite, otočte tok a dajte niečo teraz sebe. odmeňte sa, doprajte si niečo, na čo sa budete tešiť. Niekoho poteší kúsok čokoládky, niekoho prechádzka, niekoho pauzička na cigaretku, iný si zahrá na klavíri alebo si kúpi pekné nové šaty. Nech je to niečo, čo je pre vás hodnotné, čo vám spôsobuje radosť. Robota vtedy lepšie odsýpa 🙂

TIP #7 DAJ SI PAUZU

Tento tip je dhodný najmä, ak sa venujete nejakým rutinným či zdĺhavým činnostiam, či už niečo tvoríte rukami alebo rozumom, či už sedíte za počítačom alebo nad pracovným stolom. Človek po čase stráca múzu, inšpiráciu a najmä schopnosť sa koncentrovať. Doprajte si pauzičku, natiahnite sa, zdriemnite si, ak je to možné, nadýchnite sa, zacvičte si, prejdite sa alebo naopak, pre tých, čo niečo vyrábate, prečítajte si úryvok z nejakej motivačnej knihy. Je to na vás. Takých 5-10 minút oddychu po hodinke usilovnej práce dokáže niekedy zázraky 🙂 Tiež dosť dobre pomáha, keď svoje činnosti striedate. Sedavé s pohybovými, sústredené na text s tvorivými. Udrží to vašu myseľ bdelú a prítomnú a život vás bude viac baviť 🙂

TIP #8 NENAHÁŇAJ VLASTNÝ CHVOST

Skúste zaviesť do svojej práce jednu mimoriadne užitočnú rutinu. Určte si v týždni JEDEN DEŇ LEN PRE SVOJE VÍZIE. Čo to znamená? Vyberte si niektorý deň, kedy úplne vypnete mobil, internet, zamknete dvere a nebudete s nikým iným, len so sebou (prípadne občas so svojim koučom, mentorom či konzultantom). Ak odídete na chatu, kde nemáte žiadny signál a nikto vás tam nebude hľadať, nič z toho nemusíte robiť 🙂 Tento deň venujte výhradne svojim víziám, snom, plánom. Určujte smer svojho života. Tvote svoju budúcnosť. Vedome. Radostne. Vďačne. Veci sa začnú meniť a hýbať správnym smerom. Mimoriadne užitočné, ak máme pocit, že sa stále za niečim naháňame, nič nestíhame, odkladáme veci neustále na neskôr, nedokončujeme. Inými slovami, naháňame si vlastný chvost, akurát, že to častokrát ani nedokážeme vidieť.

TIP #9 NIČ NEMAŽ

Poznáte ten pocit, keď ste stratili nejakú dobrú myšlienku alebo námet? Nápad či riešenie? Mne sa to deje často ráno, keď sa zobudím. Pokiaľ si to hneď nezapíšem, väčšinou už na to zabudnem. Ale aj kedykoľvek v priebehu dňa nám občas prichádzajú geniálne myšlienky. Zapisujme si ich a odkladajme na jedno miesto. Či už na papier alebo do počítača, každý to máme nejako. Tiež sa to týka ľudí, ktorí píšu knihy, články alebo tvoria nejaké grafické návrhy – koľko verzií sme už vymazali, lebo to nebolo ono? Nuž, odporúčam aj staré verzie ukladať, spoľahlivo označiť, aby sa neplietli s novšími, ale nemazať! Keď sa občas zastavíte a vrátite sa k nim častokrát v nich môžete nájsť múzy pre nové dielka. Neraz sa mi to stalo 🙂

TIP #10 UCHOVAJ A ZACHOVAJ

Pokiaľ to so svojim rastom – pracovným i osobným myslíte vážne, pracujte na svojej profesionalite. Ako? Štandardizujte to, čo vám skvele funguje. Spisujte si osvedčené postupy. Na rutinné činnosti si pripravte checklisty (kontrolné „odfajkávacie“ zoznamy, spravidla chronoligicky nadväzujúcich krokov a činností) a podľa nich vždy postupujte, aby ste na nič nezabudli. Z užitočných pravidiel vytvorte zákon. A postupne vylepšujte. Keď jedného dňa porastiete, nebudete mať problém vytvoriť frančízu, najať si asistentku, odovzdať časť svojich povinností niekomu inému.

+ BONUSOVÝ TIP PRE PÁNOV A PANIE VLASTNÉHO ČASU

Pokiaľ podnikáme sami, je náročné si držať disciplínu a dodržiavať nejaké harmonogramy či plány. Kto ste boli niekedy zamestnaní, viete porovnať systém práce a kontroly, plnenie povinností nutnosť zodpovedať sa za ne niekomu nad nami. Keď sme sami sebe pánmi, tento kontrolný článok vypadáva z hry, čo nám samozrejme zapadá do vytúženého konceptu slobody. Nedostatok kontroly z vonku však často spôsobuje, že veci odkladáme, občas poleňošíme, urobíme či zariadime kopu iných vecí a naše sny sa začnú vzďaľovať. Vidím dve možnosti, ako si svoju slobodu uchovať, no zároveň sa „niekomu zodpovedať“, čo nepopierateľne posilňuje našu motiváciu a zvyšuje naše tempo. Nájdite si komunitu, priateľov, klub, dôverníka či kouča, s ktorými sa môžete pravidelne stretávať a o svojich snoch a plánoch otvorene rozprávať, radiť sa, nechať sa inšpirovať. Na konci stretnutia si hoci aj neformálne povedzte navzájom, čo chcete do ďalšieho stretnutia dosiahnuť, dokončiť či naopak naštartovať. A na každom ďalšom stretnutí sa navzájom podeľte, ako sa vám v tom darilo, pochváľte sa alebo požiadajte o radu, ak ste ste sa niekde zasekli. Na to máme jeden druhého 🙂 A ja sa aj práve preto vždy teším na naše networkingové kluby!